~ Charte RGPD | Saint-James Bouliac, 4 étoiles

CHARTE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Publiée le 09/07/2019

1 - HAUTERIVE Saint-James s'engage pour la protection de vos données

Parce que la relation et la confiance sont nos premières priorités, nous nous engageons à appliquer une politique très stricte de vos données personnelles. Cette politique est une véritable charte de bonne conduite qui concrétise nos engagements pour protéger votre vie privée.

En réservant un séjour dans notre établissement, vous donnez obligatoirement votre consentement pour la collecte et le traitement d’un minimum incompressible de données à caractère personnel à des fins de gestion des réservations ainsi que pour les besoins de la facturation et des paiements. Ces données sont vos noms, prénoms, nombre et âges des participants, adresse postale, téléphone et email, préférences personnelles et préférences de séjour. Sans ces données vitales, il nous est impossible de vous prendre une réservation, vous accueillir, encaisser vos règlements et personnaliser votre séjour comme il se doit. La charte / politique de confidentialité détaille ci-dessous quel usage sera fait de vos données, quelles données supplémentaires pourraient être recueillies et quels sont vos droits de modification ou suppression.

Pour toute question ou demande à ce propos, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données mentionné à la fin de ce document. Le Site https://www.saintjames-bouliac.com met aussi à votre disposition un formulaire vous permettant de faire appel à vos droits relatifs à la protection de votre vie privée. Il vous suffit de cliquer sur le lien suivant : https://www.saintjames-bouliac.com/fr/formulaire-rgpd.

1 - CoNSENTEMENT

Par « donnée personnelle », nous entendons toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : nom) ou indirectement (ex : n° tél – courriel) en qualité de personne physique. Avant de nous transmettre ces informations, nous vous recommandons de prendre connaissance de la suite de ce document décrivant notre politique en matière de protection de la vie privée de nos clients.

Cette Charte de protection des données personnelles fait partie des conditions générales qui régissent nos services. En acceptant nos conditions générales, vous acceptez expressément les dispositions de cette Charte. Pour un bon fonctionnement de vos services.

2 - pRINCIPES DE PROTECTION DE VOS DONNées personnelles

Transparence : lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous vous communiquerons toute information et vous informerons de la finalité et des destinataires des données.
Légitimité : nous collecterons et traiterons vos données personnelles uniquement aux fins qui sont décrites dans la présente politique.
Pertinence et exactitude : nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données et à la fourniture du service. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous garantir que les données personnelles que nous conservons sont exactes et à jour.
Conservation : nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données conformément aux exigences prévues par la loi.
Accès, rectification, opposition : vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles notamment afin de ne pas recevoir de prospection commerciale. Les coordonnées de notre Délégué à la Protection des Données figurent à la fin de ce document.
Confidentialité et sécurité : nous mettrons en place les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre l’altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Partage et transferts internationaux : nous pouvons partager vos données personnelles avec des prestataires de service aux fins exposées dans la présente politique. Nous ne partagerons pas vos données gratuitement ou en échange de rémunération à des partenaires commerciaux sans un accord préalable de votre part. Nous prendrons des mesures appropriées pour garantir la sécurité du partage et du transfert.

3 - à quel moment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Vos données personnelles peuvent être collectées à tout moment pour l’un des services suivants :

1. Dans le cadre d’une réservation sur notre site internet ou auprès de l’un de nos partenaires :

D’un séjour dans notre hôtel ;
D’une table dans nos restaurants Gastronomique et du Café de l’Espérance ;
D’une prestation personnalisée pour un séminaire ou un évènement ;
De cours de cuisine dans notre école Côté cours ;

2. Dans le cadre d’offres de services sur notre site internet ou auprès de l’un de nos partenaires :

Achat de bons cadeaux à offrir à vos proches;
Inscription à un évènement spécial;
Demande d’adhésion à notre newsletter ;

3. Durant votre venue dans l’un de nos établissements :

Formalités d’arrivée / départ en réception et règlement ;
Demandes de renseignement, réclamations et/ou litiges.

4. Transmission d’informations en provenance de tiers (partenaires) :

Relais & Châteaux, Lafourchete.com, Michelin.com, Bookatable.com, Booking, Tripadvisor, Expedia, VeryLasRoom, Verychic.com …
Agences de voyage et Tours Opérateurs ;
Système de gestion d’avis de satisfaction ;

5. Activités Internet :

Connexion sur notre site web (adresse IP, cookies) ;
Formulaires de collecte en ligne (demande d’abonnement à notre newsletter, avis de satisfaction…)

Le Responsable de Traitement prend en compte les principes de minimisation des données collectées et de protection de celles-ci dès la conception et de protection par défaut. En conséquence, sont traitées des informations pertinentes adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

4 - Quelles sont les finalités

Les informations recueillies sont enregistrées dans un ou plusieurs fichiers informatiques par le Responsable de Traitement, et notamment pour les finalités suivantes :

1. Remplir nos engagements vis-à-vis de nos clients ;

2. Gérer votre réservation :

Établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables en vigueur ;
Communications internes entre nos différents services pour coordonner votre séjour ;

3. Gérer votre prestation :

Suivi de vos prestations (accueil, restauration, séminaires, cours, extras, …)
Gestion des accès aux chambres
Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).

4. Améliorer nos services, notamment :

Traiter de vos données personnelles dans notre programme marketing, afin d’effectuer des opérations promotionnelles et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits ;
Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes ;
Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention ;
Vous informer des offres spéciales ;

5. Sécuriser et améliorer votre utilisation de notre site web :

Amélioration de la navigation ;
Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes ;

6. Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables) ;

Pour toutes les autres finalités, le traitement et la conservation des Données à caractère personnel relèvent du consentement donné par les Utilisateurs et Visiteurs.

5 – Conditions d'accès par des tiers de vos données personnelles

Pour vous garantir un droit d’accès et de modification nous devons partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes, dans les conditions suivantes :

1. Afin de vous fournir le meilleur service, nous pouvons partager vos données personnelles et donner un accès aux personnels autorisés, notamment :

Personnel hôtelier ;
Personnels de réservation ;
Services Informatiques ;
Partenaires commerciaux et services marketing ;
Services médicaux éventuellement ;
Services juridiques éventuellement ;

2. Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment :

Prestataires de services externes : Sous-traitant informatique, centres d’appels internationaux, banques, émetteurs de carte de crédit, avocats externes, routeurs, imprimeurs.
Sites de réseaux sociaux : Afin de vous permettre de vous identifier aisément sur le site sans avoir besoin de remplir un formulaire d’inscription,
Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

6 - Sécurité des données

Notre établissement prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, un contrôle d’accès…). Notre établissement s’engage également à s’assurer que tout prestataire externe hébergeant des données personnelles client soit conforme à la réglementation RGPD.

Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL/TLS permet de sécuriser vos transactions.

7 - Conservation des données

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié par la loi ou par le respect d'une autre obligation légale comme 10 ans pour les documents comptables, Hauterive Saint James conservera vos données à caractère personnel pendant une durée de 36 mois pour un visiteur occasionnel et pendant une durée de 5 ans pour les clients de Hauterive Saint James afin d'atteindre et de remplir les objectifs tels que décrits dans la déclaration de la « Charte RGPD », sous le point « 4 - Quelles sont les finalités ».

8 - ACCès et modification

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles collectées par notre établissement et de les modifier sous réserve des dispositions légales applicables.

Vous pouvez également exercer votre droit d’opposition par email à rgpd@saintjames-bouliac.com ou en écrivant à l’adresse ci-dessous :

RGPD - LE SAINT JAMES,
3 PLACE CAMILLE HOSTEIN
F-33270 - BOULIAC, France

Le Site https://www.saintjames-bouliac.com met aussi à votre disposition un formulaire vous permettant de faire appel à vos droits relatifs à la protection de votre vie privée. Il vous suffit de cliquer sur le lien suivant : https://www.saintjames-bouliac.com/fr/formulaire-rgpd.

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, il vous sera demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel que le permis de conduire ou passeport.

Si vos données personnelles ne sont pas exactes, complètes ou à jour, merci de communiquer les modifications aux coordonnées indiquées ci-dessus.

Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.